Pada umumnya perusahaan yang telah memanfaatkan software payroll seringkali menghadapi beberapa kendala mengenai dasar penentuan nilai gaji karyawan. Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang tidak terlalu banyak masih relatif lebih mudah untuk menetukan nilai gaji secara case by case. Namun jika perusahaan sudah berkembang dan jumlah karyawan semakin banyak, mungkin cara ini akan menimbulkan persepsi yang kurang baik dari karyawan karena mereka menganggap perusahaan berspekulasi atas nilai gaji yang diberikan. Jika hal ini terus dilakukan maka akan muncul banyak komplain dari karyawan yang didasari dari sudut pandang mereka terhadap nilai yang diberikan, seperti :

1. Karyawan menganggap perusahaan menentukan nilai gaji dengan sewenang – wenang.
2. Karyawan merasa performa mereka cukup baik sehingga layak dihargai lebih.
3. Karyawan merasa bingung tentang hubungan antara performa dengan kenaikan nilai gaji.

Berikut beberapa hal yang harus dilakukan untuk menghindari masalah ini terjadi :

1. Buat Formula Atas Nilai Gaji

Tinggalkan cara case by case dalam melakukan review nilai gaji karyawan. Sebagai gantinya anda bisa membuatkan formula yang membedakan nilai antara satu level jabatan dengan level jabatan lainnya. Selain level jabatan tambahkan parameter-parameter lain seperti skill, pengalaman, dan performa untuk menghindari persepsi bahwa nilai yang diberikan “turun dari langit”. Jika anda akan atau telah menggunakan software payroll dalam mendukung HR anda, pastikan software payroll anda telah mendukung  fomulasi komponen yang dapat memudahkan anda.

Selain itu perusahaan juga dapat mebuat Pay Grade untuk menghindari negosisasi gaji yang berbelit-belit. Karena pada Pay Grade sudah ditetapkan range gaji untuk setiap levelnya. Dengan menerapkan aturan ini seorang staff tidak akan bertanya tentang “mengapa gaji saya lebih kecil dari seorang senior staff ?” tetapi mereka akan bertanya “apa yang harus saya lakukan untuk menjadi seorang senior staff ataupun seorang manager ?”. Hal ini tentu akan berdampak baik bagi performa karyawan.

Contoh Pay Grade:

2. Lebih Sering Melakukan Review Terhadap Kinerja Karyawan

Dengan melakukan review atasan bisa mengetahui progress yang telah dilakukan oleh bawahan dan karyawan akan lebih terbuka tentang kendala yang dihadapi dalam pekerjaannya. Lakukan review lebih sering (tidak hanya setahun sekali) agar karyawan mengetahui posisi mereka dan sadar akan kekurangan yang mereka miliki.

Sebagai contoh, seorang Ibu menugaskan anaknya untuk menjaga kebersihan rumah, tetapi ibu tersebut hanya mengawasinya satu kali dalam setahun. Tentu anak tersebut tidak akan melakukan tugasnya dengan baik atau bahkan tidak melakukannya sama sekali. Memang karyawan bukanlah anak-anak yang harus direview setiap hari. Akan tetapi dengan melakukan review lebih sering, seorang karyawan akan lebih cepat menjadi professional yang lebih baik dan bisa bekerja sesuai ekspektasi.

3. Jelaskan Sistem yang Berlaku Secara Detail.

Ketika perusahaan menerapkan suatu sistem yang berkaitan dengan penilaian atas performa ataupun aturan yang berkaitan dengan kompensasi, komunikasikan hal tersebut ke semua Departemen sampai semua karyawan benar-benar mengerti dengan sistem tersebut. Jelaskan struktur jabatan dan pangkat jabatan yang berlaku, serta hal-hal apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan promosi jabatan.

Sebagai contoh, pada Seksi IT Developer ada 2 posisi jabatan yaitu Senior Programmer dan Junior Programmer. Skill yag dibutuhkan seorang Junior Programmer adalah menguasai bahasa pemrograman C++ sedangkan untuk menjadi Senior Programmer harus bisa menguasai bahasa pemrograman C++ dan Java. Selain menguasai bahasa pemrograman C++ dan Java untuk menjadi Senior Programmer harus memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun dibidang yang sama. Buatlah deskripsi jabatan yang detail serta hal-hal apa saja yang dibutuhkan untuk setiap levelnya, namun tetap terlihat realisitis dimata karyawan.

Dengan menerapkan 3 hal di atas perusahaan akan mempunyai skema yang sistematis dan lebih objektif terhadap nilai gaji karyawan. Hal ini akan berdampak terhadap proses review nilai gaji yang lebih cepat dan hilangnya persepsi negatif dari karyawan kepada perusahaannya.