Dalam perusahaan seringkali kita berpikir jika departemen Human Resources yang telah memanfaatkan software payroll indonesia sebagai departemen yang mengelola segala aspek HR mulai dari informasi pribadi hingga pengelolaan upah karyawan. akan tetapi kita tentu tidak dapat beranggapan jika seluruh orang pada departemen Human Resources mengetahui informasi personal dan perhitungan upah anda. Mengapa demikian? Pada umumnya departemen HR pada perusahaan terbagi menjadi 2 fungsi memiliki tanggung jawab dan hak akses yang berbeda yaitu personalia dan payroll. Personalia bertanggung jawab dalam mengelola informasi pribadi karyawan dan menjaga relasi antara perusahaan dengan karyawan. sedangkan Payroll bertanggung jawab dalam mengelola perhitungan upah dan perpajakan karyawan.
Fungsi Personalia
Personalia bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya manusia dalam suatu perusahaan dengan tujuan untuk mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya manusia. Salah satu tanggung jawab utama dari personalia adalah merekrut karyawan baru, dalam hal ini menarik minat kandidat yang tepat untuk mengisi posisi yang ditawarkan. Setelah karyawan tersebut bergabung, personalia perlu memastikan karyawan tersebut memiliki produktivitas yang memenuhi harapan perusahaan. Selain itu, personalia juga bertanggung jawab dalam mengelola operasional harian seperti, pemindah tugasan karyawan, promosi, konsultasi karyawan, menyusun komponen kompensasi karyawan, surang peringatan maupun penghargaan bagi karyawan.
Fungsi Payroll
Payroll berkaitan erat dengan perhitungan dan penerimaan gaji karyawan. Salah satu fungsi payroll adalah melakukan perhitungan atas upah karyawan dan memastikan data pembayaran dapat dipertanggungjawabkan. Dari sisi peraturan, bagian payroll perlu memastikan pembayaran gaji yang dilakukan perusahaan tunduk pada peraturan tenaga kerja dan perpajakan yang berlaku di Indonesia.
Kesinambungan Antar Bagian
Agar kedua bagian berjalan dengan lancar, personalia dan payroll perlu bekerja sama. Ketika personalia merekrut karyawan ataupun memberhentikan karyawan, maka bagian personalia perlu menyerahkan laporan ke bagian Payroll agar dilakukan proses perhitungan dan pembayaran. Sama halnya ketika karyawan menerima review performa, Payroll perlu mendapat informasi dari bagian personalia agar dapat menghitung nilai uang yang menjadi bonusnya. Dengan koordinasi informasi antar departemen yang baik, akan mengurangi potensi terjadinya kesalahan data HR. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk mempermudah koordinasi data antar bagian adalah memanfaatkan kontrol akses yang terdapat pada software payroll indonesia. Dengan kontrol akses, bagian personalia dan payroll dapat bekerja dalam satu platform informasi tunggal sesuai dengan hak aksesnya masing-masing.
Perencanaan Strategis
Perusahaan akan melibatkan personalia dan payroll dalam mengambil keputusan strategis agar tujuan/ target perusahaan dapat tercapai. HR akan membantu menemukan karyawan yang tepat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, bagaimana mengatur lingkungan kerja dan menyediakan alat training dan pengembangan karyawan untuk berkembang lebih baik. Payroll dapat membantu dalam perencanaan gaji, audit internal untuk mengecek kecurangan.
Banyak perusahaan dalam mengelola HR dengan cara melakukan outsourcing payroll atau HR ke pihak ketiga telah menggunakan software payroll dalam membantu HR dan Payroll Perusahaan. Software Payroll Indonesia pada umumnya dilengkapi dengan fitur HR dan Payroll untuk mengelola, menganalisa dan membuat laporan yang dibutuhkan perusahaan.